Harmonisierte Verwaltungsprozesse, um nachhaltig Kosten zu reduzieren – das ist das Ziel des groß angelegten ARD-Projektes der SAP Prozessharmonisierung. Daran beteiligt sind alle neun Landesrundfunkanstalten, die Deutsche Welle und Deutschlandradio. Sämtliche IT-gestützten Geschäftsprozesse der Medienhäuser sollen künftig mit einem gemeinsam betriebenen SAP-System deutlich effizienter ablaufen; erwartet werden dadurch Einsparungen in Millionenhöhe. Seit dem Jahreswechsel ist aus dieser Vision für weitere vier Rundfunkanstalten Realität geworden.
Ein Jahr nachdem der MDR als erste von insgesamt elf Rundfunkanstalten den Umstieg auf ein ARD-weit standardisiertes SAP-System für die Verwaltung bewältigt hat, folgten zum 01.01.2024 der Bayerische Rundfunk (BR), der Hessische Rundfunk (hr), Radio Bremen sowie die Deutsche Welle (DW). Seither nutzen bereits über 8.300 Mitarbeitende aus den fünf Sendern die harmonisierten Prozesse in den Bereichen Finanzen, Controlling und Beschaffung. Im BR und im hr wurde zusätzlich erstmals die gemeinsame Cloud-Lösung mit integriertem Online-Buchungssystem für die Dienstreiseprozesse eingeführt. Florian Hager, Intendant des hr: „Mit dem neuen gemeinsamen System haben wir den Grundstein für mehr Effizienz, Kooperation und bessere Workflows gelegt – im hr, aber auch innerhalb der ganzen ARD. Wir haben unsere Verwaltung in betriebswirtschaftlicher Hinsicht zukunftsfähig gemacht.“
Die Umstellung auf das gemeinsame IT-System ist eines der 20 Strukturprojekte, die die ARD im Rahmen ihrer Strukturreform 2018 gestartet hatte. Es geht darum, die bislang sehr unterschiedlichen betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesse innerhalb des Medienverbunds zu vereinheitlichen und zu standardisieren, um auf diese Weise die Voraussetzungen für die Einrichtung gemeinsamer Shared Services zu schaffen. So wird effizienter und kostengünstiger gearbeitet; im Idealfall kann dann jeweils ein Sender bestimmte Aufgaben, etwa die Abrechnung von Dienstreisen, für alle Rundfunkanstalten übernehmen. Das Vorhaben betrifft auch etliche Gemeinschaftseinrichtungen und Tochtergesellschaften, wie beispielsweise den Kinderkanal und den zentralen Beitragsservice. Wenn die Umstellung im nächsten Jahr abgeschlossen ist, werden 30.000 Beschäftigte mit dem neuen System arbeiten. Das Einsparpotenzial zeigt sich nach Abschluss des Projekts: den Projektinvestitionen von 59 Millionen Euro stehen dann Einsparungen von knapp 100 Millionen Euro gegenüber. Ein wichtiger Akteur bei diesem Vorhaben ist das Informations-Verarbeitungs-Zentrum (IVZ) mit Hauptsitz in Potsdam beim rbb, das als IT-Dienstleister der Rundfunkanstalten nicht nur das neue SAP-System aufgebaut und die technische Inbetriebnahme für die elf Rundfunkanstalten sicherstellt, sondern auch künftig als zentraler SAP-Steuerer agieren wird.
Mit der SAP Prozessharmonisierung stemmen die öffentlich-rechtlichen Anstalten die wohl größte Verwaltungsstrukturreform in der Geschichte der ARD. Insgesamt werden knapp 200 betriebswirtschaftliche Abläufe vereinheitlicht. Die Bereitstellung effizienter Backoffice-Prozesse unterstützt die Fokussierung der Rundfunkanstalten auf Programminhalte und deren regionale Vielfalt. Ein weiterer Effekt des Projekts, der auf die Nachhaltigkeit einzahlt: viele innerbetriebliche Prozesse können nun papierlos erfolgen.
Am 01.01.2025 steht die nächste Produktivsetzung in den restlichen sechs Rundfunkanstalten der dritten Rolloutwelle bevor. Dazu gehören das Deutschlandradio, der Norddeutsche Rundfunk (NDR), der Rundfunk Berlin-Brandenburg (rbb), der Südwestrundfunk (SWR), der Saarländische Rundfunk (SR) und der Westdeutsche Rundfunk (WDR). „Mit der Umsetzung des Projekts begegnen wir den komplexen Herausforderungen, die an eine moderne Verwaltung gestellt werden und leisten einen Beitrag zur digitalen Transformation unserer Medienhäuser“, fasst es die Verwaltungsdirektorin der Deutschen Welle, Barbara Massing, zusammen.
